Personalplanung für die Gastronomie, mit Einstempeln an der Kasse
Erstellen Sie den Dienstplan Woche für Woche, veröffentlichen Sie ihn für Ihr Team und lassen Sie Mitarbeitende Schichten selbst tauschen. Sie stempeln an der Kasse ein, und Sie sehen gearbeitete gegenüber geplanten Stunden, fertig für die Lohnabrechnung.
- Wochendienstplan mit Entwürfen und Veröffentlichen
- Schichttausch, mit Ihrer Freigabe
- Ein- und Ausstempeln an der Kasse per PIN
- Gearbeitete und geplante Stunden, CSV-Export
Warum die Dienstplanung in der Gastronomie so viel Zeit kostet
In der Gastronomie ist der Dienstplan nie fertig. Wie viel los ist, hängt vom Wetter, den Reservierungen und Veranstaltungen ab, und Ihr Team besteht oft aus Teilzeitkräften, Studierenden und Aushilfen.
Personalkosten steigen unbemerkt
Personal ist einer der größten Kostenpunkte in der Gastronomie. Wer Stunden erst für die Lohnabrechnung zusammenzählt, bemerkt zu großzügige Planung und Überstunden erst, wenn sie schon bezahlt werden müssen.
Kurzfristige Änderungen
Ein kranker Koch, eine Studentin mit Prüfungen: Getauscht wird im Gruppenchat, und danach weiß niemand mehr, welche Version des Dienstplans gilt.
Stunden auf Zetteln
Gearbeitete Stunden stehen auf Papier, in einer separaten Stempeluhr oder im Gedächtnis. Jeden Monat tippen Sie sie für die Lohnabrechnung ab.
So funktioniert die Personalplanung in Conciar
Vom Dienstplan bis zur Stundenübersicht, im selben System wie Ihre Kasse.
- 1
Dienstplan erstellen
In der Wochenansicht legen Sie pro Person und Tag eine Schicht an: Beginn und Ende, Pause, Position und Standort. Neue Schichten sind zunächst Entwürfe.
- 2
Veröffentlichen
Fertig? Veröffentlichen Sie die Woche. Mitarbeitende mit neuen Schichten erhalten eine E-Mail mit ihren Schichten und sehen den Plan, wenn sie sich bei Conciar anmelden.
- 3
Tauschen
Jemand kann nicht? Die Schicht wird angeboten, eine Kollegin übernimmt sie und Sie geben den Tausch frei. Erst dann ändert sich der Plan.
- 4
Stempeln und Stunden
Mitarbeitende stempeln an der Kasse oder im Browser ein und aus. Sie sehen pro Person gearbeitete und geplante Stunden und exportieren sie als CSV.
Was die Personalplanung kann
Gemacht für den Wochendienstplan eines Gastronomiebetriebs: planen, tauschen, stempeln und Stunden zählen.
Wochenplan pro Person
Die ganze Woche in einer Ansicht, eine Zeile pro Teammitglied. Schichten dürfen über Mitternacht gehen, und jede Schicht hat eine Position und einen Standort.
Vorwoche kopieren, offene Schichten
Kopieren Sie den Plan der Vorwoche als Entwurf und ändern Sie nur, was anders ist. Noch unklar, wer eine Schicht übernimmt? Planen Sie sie als offene Schicht.
Schichttausch
Mitarbeitende bieten eine Schicht an, Kollegen übernehmen sie. Sie sehen alle Tauschanfragen an einem Ort und geben sie frei oder lehnen sie ab.
Keine Doppelbelegung
Conciar lehnt eine Schicht ab, die sich mit einer anderen Schicht derselben Person überschneidet, auch beim Tausch. Eine Schicht dauert höchstens 16 Stunden.
Gearbeitet gegenüber geplant
Pro Person gearbeitete Stunden, geplante Stunden und die Differenz, für jeden Zeitraum bis zu einem Jahr. Mit Stundenlohn sehen Sie auch die geschätzten Lohnkosten: Stunden mal Stundenlohn, ohne Arbeitgeberanteile.
Korrekturen und CSV-Export
Ausstempeln vergessen? Sie korrigieren die Zeit, mit einer Pflichtnotiz. Danach exportieren Sie die Stunden als CSV für Lohnbüro oder Steuerberater.
Einstempeln an der Kasse
Die Stempeluhr steckt in der Conciar-Kassen-App. Kein eigenes Gerät, keine zusätzliche App: Wer die Kasse mit der eigenen PIN entsperrt, stempelt dort auch ein.
Mit der eigenen PIN
Jedes Teammitglied entsperrt die Kasse mit einer eigenen vierstelligen PIN. Der Stempel-Button bucht die Stunden auf diese Person, nicht auf das Konto, mit dem die Kasse angemeldet ist.
Mit der heutigen Schicht verknüpft
Beim Einstempeln sieht das Teammitglied seine heutige Schicht. Der Eintrag wird mit dieser Schicht und dem Standort der Kasse verknüpft.
Pause beim Ausstempeln
Beim Ausstempeln wird die genommene Pause angegeben. Die geplante Pause der Schicht ist schon eingetragen.
Auch ohne Kasse
Keine Kasse am Arbeitsplatz? Dann stempeln Mitarbeitende über Conciar im Browser ein, auf dem eigenen Handy oder Computer.
KI-Prognose: Wie voll wird es?
Fragen Sie den Conciar-Assistenten in WhatsApp, LINE oder Facebook Messenger, wie voll die nächsten Tage werden, und planen Sie danach mehr oder weniger Leute ein.
Reservierungen und Wetter im Voraus
Der Assistent sieht pro Tag nach, wie viele Reservierungen und Gäste schon gebucht sind, bis zu 30 Tage im Voraus, mit der Wettervorhersage für Ihren Standort.
Verglichen mit ähnlichen Tagen
Wie lief gestern, letzte Woche oder letzter Monat? Der Assistent stellt Umsatz, Bestellungen und Gedecke vergleichbaren Tagen gegenüber: gleicher Wochentag, ähnliches Wetter, ohne Feiertage.
Jeden Morgen eine Zusammenfassung
Um 9 Uhr erhalten Sie im selben Chat die Zahlen von gestern, wie viele Gäste für heute reserviert haben, und einen Hinweis, wenn Regen erwartet wird.
Den Dienstplan machen Sie
Der Assistent erstellt keinen Dienstplan und sagt keine Lohnkosten voraus. Sie entscheiden, wie viele Leute Sie einplanen; die Personalplanung zeigt danach, ob die gearbeiteten Stunden zum Plan passten.
Für Restaurants mit dem Reservierungssystem von Conciar. Sie verbinden WhatsApp, LINE oder Facebook Messenger mit Conciar und verknüpfen Ihr eigenes Konto per Code. Fragen an den Assistenten verbrauchen KI-Guthaben: Jedes Paket enthält ein kleines monatliches Guthaben, und Sie können nachkaufen.
Personalplanung im Einzelhandel
Sie arbeiten mit der Conciar-Ladenkasse? Dann nutzen Sie dieselbe Personalplanung. Dienstplan, Schichttausch, Einstempeln an der Kasse und Stundenexport funktionieren im Laden genau wie im Restaurant, zu denselben Konditionen.
Was kostet die Personalplanung?
Die Personalplanung gehört zu den Restaurantpaketen von Conciar. Preise pro Monat, zzgl. MwSt.
Starter
+ 15 € pro Monat
Im Starter-Paket (99 € pro Monat) buchen Sie die Personalplanung als Add-on dazu. Dienstplan, Tausch, Stempeluhr und Stundenexport sind alle dabei.
Growth und Enterprise
Inklusive
Im Growth-Paket (299 € pro Monat) und in Enterprise ist die Personalplanung ohne Aufpreis enthalten.
Testen Sie es zuerst 30 Tage kostenlos. Alle Preise ansehen
Conciar oder Excel und Gruppenchat?
Viele Betriebe planen in einer Tabelle und posten ein Foto des Dienstplans im Gruppenchat. So unterscheidet sich das.
| Excel und Gruppenchat | Conciar | |
|---|---|---|
| Dienstplan teilen | Foto oder PDF im Chat, nach jeder Änderung neu | Woche veröffentlichen; Mitarbeitende erhalten ihre Schichten per E-Mail |
| Tauschen | Absprachen im Chat, danach den Plan selbst anpassen | Anbieten, übernehmen, freigeben; der Plan passt sich an |
| Doppelt eingeplant | Selbst aufpassen | Überschneidende Schichten werden abgelehnt |
| Gearbeitete Stunden | Zettel oder separate Stempeluhr | Ein- und Ausstempeln an der Kasse oder im Browser |
| Stunden zur Lohnabrechnung | Abtippen und zusammenzählen | Gearbeitet und geplant pro Person, CSV-Export |
| Kosten | Kostenlos | 15 € pro Monat bei Starter, ab Growth inklusive |
Eine Tabelle ist kostenlos und jeder kann sie bedienen. Bei einem kleinen, festen Team mit wenigen Änderungen reicht das oft. Conciar hilft, sobald Tauschen, Stundenerfassung und Lohnabrechnung jede Woche Zeit kosten.
Häufige Fragen zur Personalplanung in der Gastronomie
Was ist Personalplanung in der Gastronomie?
Das Erstellen und Pflegen des Dienstplans: wer wann arbeitet, in welcher Position und wie viele Stunden dabei zusammenkommen. In der Gastronomie ändert sich der Plan oft durch Andrang, Krankheit und Tausch, deshalb kostet das Pflegen meist mehr Zeit als das Erstellen.
Was kostet die Personalplanung in Conciar?
Im Starter-Paket für Restaurants (99 € pro Monat) ist die Personalplanung ein Add-on für 15 € pro Monat. In Growth (299 € pro Monat) und Enterprise ist sie ohne Aufpreis enthalten. Alle Preise zzgl. MwSt.
Wie stempeln Mitarbeitende ein und aus?
An der Kasse: Das Teammitglied entsperrt die Conciar-Kassen-App mit der eigenen PIN und tippt auf den Stempel-Button. Ohne Kasse geht es auch in Conciar im Browser. Beim Ausstempeln wird die genommene Pause angegeben.
Wie funktioniert der Schichttausch?
Ein Teammitglied bietet eine veröffentlichte Schicht an. Eine Kollegin übernimmt sie, und eine Führungskraft gibt den Tausch frei oder lehnt ihn ab. Erst nach der Freigabe läuft die Schicht auf die Kollegin. Conciar prüft, dass sie zu der Zeit nicht schon eingeplant ist.
Was sehen meine Mitarbeitenden?
Mitarbeitende sehen den veröffentlichten Dienstplan mit den Namen der Kollegen und ihre eigenen gearbeiteten und geplanten Stunden. Entwürfe, Stundenlöhne und die Stunden anderer sehen nur Admins und Manager.
Kann ich die Stunden an die Lohnabrechnung geben?
Ja, per CSV-Export pro Zeitraum: pro Person gearbeitete Stunden, geplante Stunden, Stundenlohn, geschätzte Lohnkosten und die Zahl offener Einträge. Eine direkte Anbindung an ein Lohnprogramm gibt es nicht; Sie oder Ihr Steuerberater lesen die CSV ein.
Wie senkt eine KI-Prognose die Personalkosten in Gastronomie und Handel?
Indem Sie vorab abschätzen, wie viel los sein wird, und nicht mehr Leute einplanen als nötig. In Conciar fragen Sie den Assistenten in WhatsApp, LINE oder Facebook Messenger, wie voll es wird. Er nennt pro Tag die schon gebuchten Reservierungen und Gäste mit der Wettervorhersage und vergleicht frühere Umsätze und Gedecke mit ähnlichen Tagen. Darauf stützen Sie Ihre Planung. Der Assistent erstellt keinen Dienstplan und sagt keine Lohnkosten voraus; das entscheiden Sie. Danach zeigt die Personalplanung pro Person gearbeitete gegenüber geplanten Stunden mit geschätzten Lohnkosten. Diese Prognose gibt es für Restaurants; für Läden hat Conciar keine KI-Prognose.
Funktioniert die Personalplanung auch im Einzelhandel?
Ja. Läden mit der Conciar-Ladenkasse nutzen dieselbe Personalplanung: Dienstplan, Tausch, Einstempeln an der Kasse und Stundenexport. Auch dort ist sie ein Add-on für 15 € pro Monat bei Starter und ab Growth inklusive. Um Personalkosten zu senken und den Service zu verbessern, vergleichen Sie jede Woche gearbeitete mit geplanten Stunden und setzen mehr Leute in starken und weniger in ruhigen Stunden ein.
Was, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?
Ist ein Eintrag länger als 16 Stunden offen, markiert Conciar ihn zur Prüfung, und das Teammitglied kann trotzdem für die nächste Schicht einstempeln. Offene Einträge zählen nicht in der Stundenübersicht, bis eine Führungskraft die Zeit korrigiert. Jede Korrektur braucht eine Notiz.
Kann ich es erst testen?
Ja. Sie testen Conciar 30 Tage kostenlos. Im Starter-Paket schalten Sie die Personalplanung während der Testphase ein und zahlen erst, wenn die Testphase vorbei ist.
Weniger Zeit für den Dienstplan?
Testen Sie Conciar 30 Tage kostenlos, mit Personalplanung, Kasse und Reservierungen in einem System.