Personeelsplanning voor de horeca, met inklokken op uw kassa
Maak het personeelsrooster per week, publiceer het naar uw team en laat medewerkers zelf diensten ruilen. Ze klokken in op de kassa, en u ziet de gewerkte tegenover de geplande uren, klaar voor de salarisadministratie.
- Weekrooster met concepten en publiceren
- Diensten ruilen, met uw goedkeuring
- In- en uitklokken op de kassa met pincode
- Gewerkte en geplande uren, export als CSV
Waarom horeca planning zo veel tijd kost
In de horeca is het rooster nooit af. De drukte hangt af van het weer, de reserveringen en evenementen, en uw team bestaat vaak uit parttimers, studenten en oproepkrachten.
Loonkosten lopen ongemerkt op
Personeel is een van de grootste kostenposten in de horeca. Telt u de uren pas op als de salarisadministratie erom vraagt, dan ziet u te ruim plannen en overuren pas als ze al betaald moeten worden.
Wijzigingen op het laatste moment
Een zieke kok, een student met tentamens: er wordt geruild in de groepsapp, en daarna weet niemand meer welke versie van het rooster klopt.
Uren op briefjes
Gewerkte uren staan op papier, in een losse prikklok of in iemands geheugen. Elke maand typt u ze over voor de salarisadministratie.
Zo werkt personeelsplanning in Conciar
Van personeelsrooster tot urenoverzicht: uw horecaplanning in hetzelfde systeem als uw kassa.
- 1
Rooster maken
In het weekoverzicht zet u per medewerker en per dag een dienst: begin- en eindtijd, pauze, functie en locatie. Nieuwe diensten zijn eerst een concept.
- 2
Publiceren
Klaar? Publiceer de week. Medewerkers met nieuwe diensten krijgen een e-mail met hun diensten, en zien het rooster als ze inloggen bij Conciar.
- 3
Ruilen
Kan iemand niet? Die biedt de dienst aan, een collega neemt hem over en u keurt de ruil goed. Pas dan verandert het rooster.
- 4
Klokken en uren
Medewerkers klokken in en uit op de kassa of in de browser. U ziet per medewerker de gewerkte en geplande uren en exporteert ze als CSV.
Wat de personeelsplanning doet
Gemaakt voor het weekrooster van een horecazaak: plannen, ruilen, klokken en uren tellen.
Weekrooster per medewerker
De hele week in één overzicht, met een rij per medewerker. Diensten mogen over middernacht lopen, en per dienst kiest u de functie en de locatie.
Vorige week kopiëren en open diensten
Kopieer het rooster van vorige week als concept en pas alleen aan wat anders is. Weet u nog niet wie een dienst draait? Plan hem als open dienst.
Diensten ruilen
Medewerkers bieden een dienst aan en collega's nemen hem over. U ziet alle ruilverzoeken op één plek en keurt ze goed of af.
Geen dubbele diensten
Conciar weigert een dienst die overlapt met een andere dienst van dezelfde medewerker, ook bij een ruil. Een dienst duurt maximaal 16 uur.
Gewerkt tegenover gepland
Per medewerker de gewerkte uren, de geplande uren en het verschil, over elke periode tot een jaar. Vult u een uurloon in, dan ziet u ook de geschatte loonkosten: uren maal uurloon, zonder werkgeverslasten.
Correcties en CSV-export
Vergeten uit te klokken? U corrigeert de tijd, met een verplichte notitie. Daarna exporteert u de uren als CSV voor uw salarisadministratie of boekhouder.
Inklokken op de kassa
De prikklok zit in de Conciar-kassa-app. Geen apart apparaat en geen extra app: wie de kassa met de eigen pincode ontgrendelt, klokt daar ook in.
Met de eigen pincode
Elke medewerker ontgrendelt de kassa met een eigen pincode van vier cijfers. De klokknop boekt de uren op die persoon, niet op het account waarmee de kassa is ingelogd.
Gekoppeld aan de dienst van vandaag
Bij het inklokken ziet de medewerker de dienst van vandaag. De registratie wordt aan die dienst en aan de locatie van de kassa gekoppeld.
Pauze bij het uitklokken
Bij het uitklokken geeft de medewerker op hoeveel pauze er is genomen. De geplande pauze van de dienst staat al ingevuld.
Ook zonder kassa
Staat er geen kassa op de werkplek, dan klokt een medewerker in via Conciar in de browser, op de eigen telefoon of computer.
AI-prognose: hoe druk wordt het?
Vraag de Conciar-assistent in WhatsApp, LINE of Facebook Messenger hoe druk het de komende dagen wordt, en plan op basis daarvan meer of minder mensen in.
Reserveringen en weer vooruit
De assistent zoekt per dag op hoeveel reserveringen en gasten er al staan, tot 30 dagen vooruit, met de weersverwachting voor uw locatie.
Vergeleken met vergelijkbare dagen
Hoe ging gisteren, vorige week of vorige maand? De assistent zet omzet, bestellingen en couverts naast vergelijkbare dagen: dezelfde weekdag, vergelijkbaar weer, zonder feestdagen.
Elke ochtend een samenvatting
Om 9 uur krijgt u in hetzelfde gesprek de cijfers van gisteren, het aantal gasten dat voor vandaag heeft gereserveerd en een melding als er regen wordt verwacht.
U maakt het rooster
De assistent maakt geen rooster en voorspelt geen loonkosten. U beslist hoeveel mensen u inplant; de personeelsplanning laat daarna zien of de gewerkte uren klopten met de planning.
Voor restaurants met het reserveringssysteem van Conciar. U koppelt WhatsApp, LINE of Facebook Messenger aan Conciar en verbindt uw eigen account met een code. Vragen aan de assistent gaan van uw AI-tegoed: elk pakket heeft een klein maandelijks tegoed, en u kunt bijkopen.
Personeelsplanning in de detailhandel
Werkt u met de Conciar-winkelkassa? Dan gebruikt u dezelfde personeelsplanning. Het rooster, diensten ruilen, inklokken op de kassa en de urenexport werken in een winkel precies zoals in een restaurant, onder dezelfde voorwaarden.
Wat kost personeelsplanning?
Personeelsplanning hoort bij de restaurantpakketten van Conciar. Prijzen per maand, excl. btw.
Starter
+ € 15 per maand
Op het Starter-pakket (€ 99 per maand) zet u personeelsplanning aan als add-on. Rooster, ruilen, klokken en urenexport zitten er allemaal in.
Growth en Enterprise
Inbegrepen
In het Growth-pakket (€ 299 per maand) en in Enterprise zit personeelsplanning er zonder meerprijs bij.
Probeer het eerst 30 dagen gratis. Bekijk alle prijzen
Conciar of een rooster in Excel en de groepsapp?
Veel horecazaken plannen in een spreadsheet en zetten een foto van het rooster in de groepsapp. Zo verschilt dat.
| Excel en groepsapp | Conciar | |
|---|---|---|
| Rooster delen | Foto of pdf in de groep, na elke wijziging opnieuw | Week publiceren; medewerkers krijgen hun diensten per e-mail |
| Ruilen | Afspraken in de chat, daarna zelf het rooster aanpassen | Aanbieden, overnemen, goedkeuren; het rooster past zich aan |
| Dubbel ingepland | Zelf opletten | Overlappende diensten worden geweigerd |
| Gewerkte uren | Briefjes of een losse prikklok | In- en uitklokken op de kassa of in de browser |
| Uren naar de salarisadministratie | Overtypen en optellen | Gewerkt en gepland per medewerker, export als CSV |
| Kosten | Gratis | € 15 per maand op Starter, inbegrepen vanaf Growth |
Een spreadsheet is gratis en iedereen kan ermee werken. Met een klein, vast team en weinig wijzigingen volstaat dat vaak. Conciar helpt zodra ruilen, uren bijhouden en de salarisadministratie elke week tijd gaan kosten.
Veelgestelde vragen over personeelsplanning in de horeca
Wat is personeelsplanning in de horeca?
Het maken en bijhouden van het personeelsplan, oftewel het personeelsrooster: wie wanneer werkt, in welke functie, en hoeveel uren dat oplevert. In de horeca verandert de planning vaak door drukte, ziekte en ruilen, dus het bijhouden kost meestal meer tijd dan het maken.
Wat kost personeelsplanning in Conciar?
Op het Starter-pakket voor restaurants (€ 99 per maand) is personeelsplanning een add-on van € 15 per maand. In Growth (€ 299 per maand) en Enterprise zit het er zonder meerprijs bij. Alle prijzen zijn excl. btw.
Hoe klokken medewerkers in en uit?
Op de kassa: de medewerker ontgrendelt de Conciar-kassa-app met de eigen pincode en tikt op de klokknop. Zonder kassa kan het ook in Conciar in de browser. Bij het uitklokken geeft de medewerker de genomen pauze op.
Hoe werkt diensten ruilen?
Een medewerker biedt een gepubliceerde dienst aan. Een collega neemt hem over, en een manager keurt de ruil goed of af. Pas na goedkeuring staat de dienst op naam van de collega. Conciar controleert dat die collega op dat moment niet al ingepland staat.
Wat zien mijn medewerkers?
Medewerkers zien het gepubliceerde rooster met de namen van hun collega's, en hun eigen gewerkte en geplande uren. Concepten, uurlonen en de uren van anderen zien alleen beheerders en managers.
Kan ik de uren doorzetten naar de salarisadministratie?
Ja, met een CSV-export per periode: per medewerker de gewerkte uren, de geplande uren, het uurloon, de geschatte loonkosten en het aantal open registraties. Een directe koppeling met een salarispakket is er niet; u of uw boekhouder leest de CSV in.
Hoe verlaagt AI-prognose de loonkosten in horeca en detailhandel?
Door vooraf in te schatten hoe druk het wordt, zodat u niet meer mensen inplant dan nodig. In Conciar vraagt u de assistent in WhatsApp, LINE of Facebook Messenger hoe druk het wordt. Die geeft per dag de reserveringen en gasten die al geboekt zijn, met de weersverwachting, en vergelijkt eerdere omzet en couverts met vergelijkbare dagen. Daarop baseert u hoeveel mensen u inplant. De assistent maakt zelf geen rooster en voorspelt geen loonkosten; dat beslist u. Achteraf toont de personeelsplanning per medewerker de gewerkte tegenover de geplande uren en de geschatte loonkosten. Deze prognose is er voor restaurants; voor winkels heeft Conciar geen AI-prognose.
Werkt personeelsplanning ook in de detailhandel?
Ja. Winkels met de Conciar-winkelkassa gebruiken dezelfde personeelsplanning: rooster, ruilen, inklokken op de kassa en urenexport. Ook daar is het een add-on van € 15 per maand op Starter en inbegrepen vanaf Growth. Om arbeidskosten te verlagen en de service te verbeteren vergelijkt u elke week de gewerkte met de geplande uren, en zet u meer mensen in op drukke uren en minder op stille.
Wat als iemand vergeet uit te klokken?
Staat een registratie langer dan 16 uur open, dan markeert Conciar die voor controle en kan de medewerker gewoon inklokken voor de volgende dienst. Open registraties tellen niet mee in het urenoverzicht tot een manager de tijd corrigeert. Bij elke correctie hoort een notitie.
Kan ik het eerst uitproberen?
Ja. U probeert Conciar 30 dagen gratis. Op Starter zet u personeelsplanning tijdens de proefperiode aan en betaalt u pas als de proefperiode voorbij is.
Minder tijd kwijt aan het rooster?
Probeer Conciar 30 dagen gratis, met personeelsplanning, kassa en reserveringen in één systeem.